Introdução
Covid-19, algumas ondas, variantes… Não é nenhuma novidade o desafio que foi, e continua sendo, para todos nós vivermos desde que o Covid-19 apareceu nas nossas vidas. Hoje, mais de um ano após a fase mais crítica, temos a oportunidade de compartilhar como a PSA Marine Peru realizou um projeto para automatizar o acompanhamento de casos de Covid-19, mesmo sem saber a extensão do problema.
A PSA Marine Peru oferece serviços de reboque, praticagem e lanchas para operações com navios mercantes, bem como operações submarinas e manutenção de instalações no mar. Opera em 10 portos no Peru, um dos países latino-americanos mais atingidos pela pandemia. A PSA Marine Peru, que já possuía o pacote completo do Helm CONNECT há 3 anos, usou a ferramenta para seguir adiante.
Liderado por Jorge Vidal, atual Gerente de QHSSE (Quality, Health, Safety, Security and Environment), o projeto teve como objetivo automatizar o monitoramento de casos do Covid-19 de sua equipe, cerca de 600 colaboradores, utilizando o módulo Conformidade do Helm CONNECT. Jorge nos contou sobre a trajetória do projeto em uma agradável entrevista.
O problema
Era necessário se adaptar e responder rapidamente a novas regulamentações, entregar relatórios, acompanhar novos casos, monitorar a evolução de cada um desses casos e vários detalhes adicionais.
Os riscos não eram menores. Além de riscos legais que poderiam levar a multas, havia o risco operacional de que toda a tripulação de uma embarcação fosse infectada, sendo necessário desembarcar e obter novos tripulantes autorizados a ocupar a embarcação. O acompanhamento foi importante para identificar quem teve a doença, quem não teve, quando teve, quando se recuperou e quem estava disponível para tripular os barcos.
Pela natureza de seu negócio, a PSA Marine Peru conta com uma equipe de saúde ocupacional, composta por um médico e duas enfermeiras, que passam grande parte do tempo lidando com a pandemia.
A ideia e a configuração
“Depois de entender o processo natural do Covid, foi necessário colocar as ideias em ordem e poder expô-las à equipe da Helm. A grande maioria dos formulários foi criada pela equipe da Helm com muitos inputs de toda a nossa equipe como PSA. Mostramos a eles o relatório ideal, o que tínhamos em mente, e a Helm tornou realidade conectando-o à ferramenta”, disse Jorge.
“…como usuários sabíamos como criar um formulário, como criar um relatório, sabíamos como conectar o formulário ao relatório, mas o que não sabíamos era como vincular um formulário a outro, ou que o relatório tenha informações de dois ou mais formulários diferentes”. disse Jorge respondendo à pergunta “por que você entrou em contato com a equipe da Helm para realizar o projeto?”.
A princípio a equipe de saúde e segurança tentou fazer o monitoramento da forma tradicional: utilizando o Excel; mas eles queriam automatizar algumas funções, manter as informações organizadas e ter um registro histórico, e isso era praticamente impossível manualmente.
Como funciona
Foram criados vários formulários que alimentam o relatório que é enviado semanalmente para nossa sede em Cingapura. “Para nós também é importante poder entregar esta informação pontualmente e de forma clara”, disse Jorge. Os formularios criados:
- Declaração de Saúde – Antes de visitar qualquer instalação da empresa, seja uma embarcação, escritório ou armazém, os trabalhadores devem preencher este formulário para indicar seu estado de saúde. Isso é uma exigência legal. Funciona como um certificado e é válido por 14 dias.
- Solicitação de teste de PCR – Todos os trabalhadores que necessitam realizar um teste, devem primeiro preencher o formulário. Ele serve para monitorar a quantidade de testes realizados e os custos relacionados. Serve também para enviar as informações que o laboratório precisa para processar o teste. “Antes fazíamos com Excel. Cada trabalhador preenchia seus dados e aqui nós consolidamos essa informação, colocávamos em um email e enviávamos. Agora basta copiar o quadro do relatório, colar e enviá-lo. Por si só, as informações pessoais necessárias já estão nos formulários ou no banco de dados do Helm. Não temos mais que consolidar nada”, disse Jorge.
- Registro de caso positivo – Este formulário é usado para que os registros passem para a próxima etapa quando um trabalhador é diagnosticado com COVID.
- Acompanhamento diário de casos positivos – O acompanhamento diário serve para saber como o paciente está evoluindo e ter uma estimativa de quando será incorporado ou se infelizmente o caso está se complicando.
- Desfecho do caso – É utilizado para que possamos retirá-lo do acompanhamento. O desfecho pode ser a recuperação total ou algum caso indesejado de complicações maiores.
Os resultados/reflexão
Jorge disse que o maior benefício que a PSA Marine Peru obteve com o projeto foi poder retornar às suas funções diárias sem que a pandemia ocupe a maior parte da jornada de trabalho. O projeto reduziu horas de dedicação na elaboração de relatórios e desta forma os trabalhadores da área da saúde podem se dedicar às outras responsabilidades.
Perguntamos ao Jorge o que ele acha sobre a facilidade de atualizar o relatório. A resposta foi: “Tão fácil quanto apertar um botão”. “Obviamente não é mágica, o trabalhador tem que preencher o formulário.”
E quando perguntado por que quiz fazer um acompanhamento tão detalhado das coisas, além do que foi exigido do ponto de vista regulamentário, Jorge respondeu: “O principal é que consideramos que cada trabalhador é extremamente importante na organização e queríamos ter certeza de que estávamos atendendo a todos os requisitos para cuidar de cada um deles.”
Olhando para o futuro
Jorge disse que está bastante satisfeito com o resultado e foi motivado a fazer algumas outras coisas aproveitando o aprendizado com este projeto e está ansioso para compartilhar conosco algumas outras idéias que estão se tornando realidade (em breve). Eles tiveram 2 auditorias externas que revisaram esse fluxo e o projeto chama a atenção dos auditores que parabenizaram a equipe pelo trabalho realizado e pela forma como tem sido sustentado.
Sobre o valor agregado que a Helm trouxe à sua organização, Jorge disse: “A agilidade nos nossos processos é o principal… há lacunas a preencher, mas é algo que acredito que nunca devemos deixar de ter. As lacunas existem justamente porque identificamos novas maneiras de fazer as coisas ou diferentes maneiras de fazê-las melhor.
À pergunta: O que você diria para qualquer um que esteja pensando em trabalhar com a Helm? Você recomendaria isto? Por que ou por que não? Jorge respondeu: “Definitivamente sim, eu recomendaria. De fato, é muito fácil de usar, é muito amigável, muito intuitivo, muito versátil também para integrar com outros sistemas, por isso sim.” E ele enfatizou que sua parte favorita de trabalhar com a equipe da Helm são as pessoas, ele disse que somos muito divertidos!
Jorge falou que o maior desafio era fazer um projeto baseado em algo que eles não conheciam, mas afirmou: “No entanto, superamos trabalhando em equipe e nos colocando no maior número de situações possíveis”.
Agradecemos à PSA Marine Peru e ao Jorge por compartilhar essa experiência conosco e nos permitir fazer parte dessa equipe.
